Tietosuoja – valmennuksessamme olevat henkilöt

Rekisterin määritelmä

Valmennuksessa olevien henkilöiden rekisteri on HRM Partnersin valmennuspalveluja käyttävien henkilöiden rekisteri.

Mitä tarkoitusta varten rekisteriä pidetään

Henkilötietoja rekisteröidään, jotta valmennuspalvelujen toteuttaminen on mahdollista ja palvelujen korkea taso säilyy. Tietojen rekisteröiminen perustuu asiakassuhteeseen valmennuksen maksavan yrityksen kanssa.

Mitä tietoa kerätään ja mihin tarkoituksiin?

Kerättävät tiedot ja niiden sijainti eri järjestelmissä vaihtelee valmennuksittain. Vähimmäistiedot ovat nimi ja sähköpostiosoite, ja muut tiedot vaihtelevat valmennuksittain, sekä sen mukaan kuinka paljon tietoa valmennettava itsestään antaa.

  1.  valmennukseen ilmoittautuminen ja palautekysely
    • nimi, sähköposti, puhelin
  2. lähtötilannekartoitus
    • nimi, sähköposti, puhelin, kotiosoite, cv, työhistoria, koulutus, tulevaisuudensuunnitelmat
  3. valmennuksen toteuttaminen
    • nimi, sähköposti, puhelin, some-osoitteet
    • cv ja hakemus valokuvineen
    • tiedot työnhaun edistymisestä, valmennustapaamisten muistiinpanot
    • virtuaalivalmennussovellukset
      • sähköpostiosoite, josta muodostuu automaattisesti käyttäjänimi, kansallisuus, sukupuoli, syntymävuosi, kieli ja IP-osoite
      • valmennettavan tekemät itsearvioharjoitukset
    • kumppaneiden toteuttamat työllistymistä edistävät palvelut
      • nimi, sukupuoli, sähköposti, kotiosoite

Käsittelyn peruste henkilötietolaissa

Toimeksiantajan eli asiakasyrityksen tilaaman palvelun eli sopimuksen täytäntöönpano.

Mistä tiedot saadaan

Henkilötiedot saadaan henkilöltä itseltään tai valmennuksen maksavalta yritykseltä.

Tietojen säilytys

Valmennettavan tietoja kerätään ja säilytetään valmennuksen intensiivivaiheen ja vaikuttavuuden seurannan ajan. Tietoja säilytetään kaksi vuotta valmennuksen alkamisesta, jonka jälkeen ne poistetaan.

Tietojen tarkistaminen tai poistaminen valmennukseen osallistuvan pyynnöstä

Valmennukseen osallistuva voi tarkistaa omat henkilötietonsa tai pyytää niiden poistamista ilmoittamalla siitä sähköpostiin hrm@hrmpartners.fi tai omalle valmentajalleen.

Tietosuoja

HRM Partners Oy:n henkilöstö ja valmennuskumppanit sitoutuvat noudattamaan luottamuksellisuusvaatimuksia henkilötietoja käsitellessään.

HRM Partners Oy käyttää IT-järjestelmätoimittajina luotettavia, tietosuoja- ja tietoturva-asioita vastuullisesti hoitavia yrityksiä, jotka noudattavat sekä Suomen että EU:n kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä.

Valmennuskeskusteluiden muistiinpanot ovat vain muistiinpanon tekijän nähtävissä. Niitä käsitellään järjestelmässä, jonka tietoliikenneyhteys on salattu, ja jonka laitetilat ovat korkeasti suojattuja. Tietoturvasta huolehditaan tuoreimmilla tietoturvapäivityksillä ja tietomurtoja torjutaan ennalta päivitysten ja asetusten koventamisen lisäksi palomuurien, virustorjunta- ja IPS-ohjelmistojen avulla. Tietoturvaa myös testataan ulkopuolisen tahon tekemillä tietoturvatestauksilla. Järjestelmään on sisäisiä hälytysjärjestelmiä, ja Kyberturvallisuuskeskuksen ilmoittamia haavoittuvuustietoja seurataan.

Lisätiedot: Sari Suihkonen