TEKES: Ryhmäcoaching kyseenalaisti vakiintuneet roolit

Mukavuusalueen ulkopuolella

Tekesin uusasiakastiimiltä vaaditaan erinomaista kykyä ymmärtää asiakasta ja usein myös taitoa sanoa rakentavasti ei. – Vuorovaikutus asiakkaan kanssa onnistuu paremmin, jos keskinäinen kommunikointimme sujuu ja osaamme analysoida myös omaa käytöstämme, Tekesin palvelupäällikkö Anne Turula sanoo.

Talouskasvun vauhdittajaksi tarvitaan uusia innovaatioita ja lisää kansainvälisillä markkinoilla pärjääviä yrityksiä. Innovatiivisten yritysten tunnistaminen ja oikeanlainen tukeminen on tärkeää, jotta suomalaisia menestystarinoita syntyisi lisää.

Yksi kasvuhakuisten yritysten sparraajista on Tekesin uusasiakastiimi. Tiimi aloitti toimintansa pari vuotta sitten, kun Tekes ryhtyi kehittämään uusille yritysasiakkaille suunnattuja palvelujaan asiakaslähtöisemmiksi.

– Tuolloin huomattiin, että uudet asiakkaat kaipaavat enemmän tukea. Tarpeelliseksi nähtiin myös yhteistyön kehittäminen koko yrityspalveluverkoston kanssa, jotta tukea hakeville yrityksille osattaisiin tarjota oikeita palveluja oikeaan aikaan ja oikeasta osoitteesta, palvelupäällikkö ja uusasiakastiimin vetäjä Anne Turula tiivistää.

Virtuaaliseen uusasiakastiimiin (UAT) kuuluu yhteensä noin 20 asiantuntijaa ja yritysneuvojaa sekä Helsingistä että maakunnista. Tekesin parhaaksi valitun tiimin jäseniltä vaaditaan ennen kaikkea oikeanlaista asennetta, mikä näkyy myös tiimiläisten vahvana sitoutumisena työhönsä.

– Tiimiläisten toimikausi on 1,5-2 vuotta, ja he toimivat UAT:ssä muiden töidensä ohella. Mukanaan he tuovat monenlaista osaamista kaikilta liiketoiminta-alueilta. Tiimi on kuin tiedon sulatusuuni ja tiimityö jatkuva oppimisprosessi, jonka kautta osaaminen siirtyy moneen eri suuntaan, Turula sanoo.

Hyvästä vielä parempaa

UAT:n tehtävänä on seuloa yritysten joukosta ne, joille Tekesin palvelut on suunnattu, ja ohjata loput asiakkaista jollekin toiselle kehityspolulle.

– Työ vaatii niin laaja-alaista osaamista, että kukaan ei voi hallita sellaista tietomäärää yksin. Ydinosaamisen lisäksi tarvitaan taitoa viestittää asioita yksiselitteisesti ja rakentavasti. Meidän on osattava kannustaa yrityksiä jatkamaan toimintansa kehittämistä, vaikka emme olisikaan niille se oikea kumppani, Turula kertoo.

Palkittu tiimi on kerännyt kiitosta, mutta viime keväänä sen toimintaa ryhdyttiin kehittämään entistäkin paremmaksi yhdessä HRM Partnersin kanssa. Menetelmäksi valittiin ryhmäcoaching, joka Tekesin henkilöstön kehittämispäällikkö Pilvi Määttäsen mukaan soveltui hyvin tiimiläisten kehittämistarpeisiin.

– Jokainen tiimin jäsen on asiantuntija omalla alallaan, mutta asiakaskohtaamisissa ei yhden alan osaaminen välttämättä aina riitä. Kun tiimiläiset vahvuuksiensa lisäksi tunnistavat kehittämiskohteensa ja tarvittaessa osaavat pyytää toisiltaan apua, saadaan kaikkien osaaminen yhteiseen käyttöön, Pilvi Määttänen sanoo.

Tiimityötaidot vahvistuivat

Anne Turulan mukaan ryhmäcoaching haastoi tiimiläiset poistumaan totutuilta urilta ja nosti esiin kokonaan uudenlaisia näkökulmia.

– Opitut roolimallit istuvat lujassa, mikä vaikeuttaa muun muassa asiakkaan tilanteeseen asettumista. Coachien haastavat kysymykset herättivät meidät kyseenalaistamaan vakiintuneita käyttäytymismallejamme ja luopumaan valmiista vastauksista. Jouduimme pakottautumaan oman mukavuusalueemme ulkopuolelle, mikä on auttanut näkemään asioita toisin. Rajojen rikkominen oli haastavaa, mielenkiintoista ja palkitsevaa, itsekin coachaukseen osallistunut Turula sanoo.

Turula kertoo, että prosessi antoi uusia eväitä asiakkaiden kohtaamiseen ja vahvisti tiimityöskentelyssä tarvittavia taitoja.

– Itsetuntemuksemme on kasvanut, vuorovaikutustaitomme parantuneet ja keskinäinen luottamuksemme vahvistunut. Osaamisen jakaminen oli yksi hankkeen tavoitteista, ja siinä olemme onnistuneet. Nyt on helpompi hyväksyä, että kaikkea ei voi tietää, ja kynnys kysyä neuvoa on selvästi madaltunut, Turula sanoo.

Samaa mieltä on Tekesin teknologia-asiantuntija Mika Niskanen, joka osallistui kerran kuussa järjestettyyn ryhmäcoachaukseen virtuaalisesti Vaasasta.

– Tiimin työskentely muuttui yhtenäisemmäksi ja coachausprosessin aikana oppi tuntemaan sekä itseään että muita ihmisiä syvällisemmin. Jokaisessa tapaamisessa käsiteltiin yhtä aihepiiriä. Kukin vuorollaan valitsi oman teemansa, jota käytiin läpi tiukkojen kysymysten avulla. Ne pakottivat miettimään ja laittamaan itsensä peliin. Menetelmä opetti kuuntelemaan, keskittymään ja pysymään asiassa, Niskanen sanoo.

– Antoisaa oli pohtia myös suhtautumista palautteeseen. Kaiken kaikkiaan varsin mielenkiintoinen ja opettavainen kokemus.

Kumppanille kiitosta

Ensimmäistä kertaa HRM Partnersin kanssa toteutettu virtuaalinen ryhmäcoaching vastasi myös henkilöstön kehittämispäällikön odotuksia.

– Prosessi oli kaikin puolin onnistunut. Meillä oli ammattitaitoinen yhteistyökumppani, hyvin määritellyt tavoitteet ja takana johdon vahva tuki. Näiden tekijöiden on oltava kunnossa, jotta tavoitteet voidaan saavuttaa, Määttänen sanoo.

Määttäsen mukaan lähiesimiehellä on tärkeä rooli sekä ryhmä- että yksilöcoachingin tavoitteiden asettelussa.

– Valmennettava henkilö tai tiimi määrittelee yhdessä esimiehensä ja coachin kanssa ammatilliseen kehittymiseen liittyvät tavoitteet. Lopuksi he arvioivat yhdessä, miten tavoitteet on onnistuttu saavuttamaan.

Coachauksen suunnitteluun liittyvissä asioissa Määttänen kertoo saaneensa arvokasta apua HRM Partnesin Virva Rasmussenilta.

– Hän jututtaa coachattavia ja kartoittaa heidän tavoitteitaan, tarpeitaan ja toiveitaan. Käydyn keskustelun perusteella hän ehdottaa sopivaksi katsomiaan coacheja, joita valitessaan hän osaa ottaa huomioon myös henkilökemioihin liittyviä tekijöitä. Itsensä likoon laittamista vaativassa coachauksessa niilläkin on merkitystä, Määttänen huomauttaa.

Uusasiakastiimiläisten palautteesta päätellen coachien valinta osui myös tällä kertaa oikeaan.

– Rea Klingberg ja Sirkku Heinonen eivät päästäneet meitä helpolla. Tiukoilla ja haastavilla kysymyksillään he ravistelivat ajatuksiamme ja auttoivat näkemään asioita uusista näkökulmista. Heidän ammattitaitonsa on saanut tiimiläisiltä kiitosta, Turula sanoo.

 

Lataa artikkeli pdf-muotoisena

Teksti: Leena Hulsi, Viestintätoimisto Jokiranta

Kuva: Esko Keski-Oja