Viisi oivallusta virtuaalisista valmennuksista ja kokouksista

”Jokaisella pilvellä on kultareunuksensa”, sanotaan – kenties koronan osalta kultareunus on siinä, että se auttaa yhteiskuntaamme pakon edessä varautumaan entistä paremmin tulevaisuuteen ja kehittämään uudenlaisia toimivia tapoja pitää yhteiskunnan rattaat pyörimässä myös poikkeusolosuhteissa.

Ja mitä työelämän kehittymiseen tulee, on koronavirus sysännyt etä- ja virtuaalityön kehitystä monissa organisaatioissa sysäyksittäin eteenpäin – niin myös meillä HRM Partnersilla.

Olemme toki jo pitkään tehneet valmennustyötä niin yksilöiden kuin ryhmienkin kanssa myös etänä, mutta nyt korona on kertaheitolla vaatinut meitä siirtymään systemaattisesti virtuaalisesti ja etänä toteutettaviin kokonaisuuksiin. Mitä olemme siis oppineet ja oivaltaneet? Ota tästä vinkit käyttöön omien palaverien tai valmennusten vetämiseen.

1. Osa ihmisistä ja organisaatioista pelkää vaikuttavuuden kärsivän virtuaalitoteutuksista

Organisaatioiden valmius etävälineiden suhteen on hyvin vaihtelevaa. Toisissa organisaatioissa ihmiset käyttävät työssään tottuneesti ja hyvällä menestyksellä erilaisia etätyökaluja, monissa organisaatioissa taas ei välttämättä olla kovinkaan tottuneita etätyövälineiden hyödyntämiseen.

Olipa valmiudet virtuaalityövälineiden hyödyntämiseen millaisia tahansa, olemme havainneet, että monesti organisaatioissa pelätään, että kumppaneilta ostettavista valmennuksista tai sisäisistä palavereista ei saada parasta tehoa irti ja vaikuttavuus jää vähäiseksi.

Ennakko-odotukset ja epäilykset vaikuttavat usein myös osallistujien osallistumismotivaatioon. Siksi onkin hyvä tietoisesti pyrkiä hälventämään näitä pelkoja ja ennakkoluuloja etätoteutukseen osallistuvien mielestä.

Mutta huoli pois, sillä omien kokemustemme ja asiakkaidemme kokemusten mukaan:

2. Monessa tapauksessa virtuaalitoteutus on jopa parempi kuin lähitoteutus

Asiakkaidemme suulta olemme kuulleet muun muassa seuraavaa: ”Tässä tapauksessa virtuaalitoteutus oli jopa parempi kuin alun perin suunniteltu F2F-toteutus”. Erilaisista ennakko-odotuksista huolimatta Zoomin, Teamsin, Skypen tai muun työkalun kautta toteutettava palaveri, ryhmävalmennus tai yksilön kanssa sparrailu on ehdottomasti kalenteriin sovitun tapahtuman peruuttamista parempi vaihtoehto – eikä etätoteutuksiin kannata suhtautua jotenkin vähempiarvoisina kuin livetilaisuuksiin.

Osallistuminen etätoteutuksiin on toki hieman erilaista, mutta taitavasti fasilitoituna ja vedettynä etäpalaverit, -valmennukset tai one-to-one -keskustelut ovat osallistujakokemukseltaan usein odotukset ylittäviä – ja usein jopa livetilaisuuksia parempia.

3. Etätoteutus on usein tehokkaampi ajankäytöllisesti

Olemme havainneet, että etätoteuksissa varatussa ajassa ehditään saada paljon enemmän aikaan kuin livetilaisuudessa. Turhaan liikkumiseen ja säätämiseen ei kulu aikaa (jos tekniikka toimii). Ajankäytöllisesti siis etäpalaverit ja -valmennukset ovat järkeviä. Niiden ei tarvitse olla vain ”plan b”. Ne voivat olla tietoisesti valittu ja tehokas tapa tulla yhteen – ja aikavaraus voi olla tavallista lyhyempi.

4. Valmistautuminen etätoteutuksiin on korostetun tärkeää

Valmistautuminen etänä toteutettaviin tilaisuuksiin on yksi tärkeimmistä asioista, joita on syytä muistaa! Keskustelun fasilitoinnin lisäksi etätoteutuksiin kuuluu aina myös tekninen fasilitointi, sen varmistaminen, että etätoteutuksen työkalut tukevat optimaalisella tavalla erilaisia tehtävänantoja, puheenvuorojen jakamista jne. Valmistaudu siis hyvin etukäteen ja mieti miten tilaisuus on tarkoitus juoksuttaa läpi myös teknisessä mielessä.

Valmistautumisesta huolimatta teknisiä haasteita saattaa tulla, mutta niistä kyllä selvitään – hyvä on miettiä myös jonkinlainen back up -plan esimerkiksi yhteysongelmiin varautumiseksi. Esimerkiksi jos video tai ääni katkeaa, chat usein toimii silti.

5. Ihmisten osallistaminen ensiarvoista

Etävalmennuksissa ja -palavereissa on erittäin tärkeää, että kaikki osallistujat otetaan mukaan ”Check-inin” kautta – niin että kaikki huomioidaan ja pääsevät avaamaan suunsa heti tilaisuuteen liittyessään. Usein ihmisten kynnys osallistua etänä keskusteluun saattaa olla hieman livetilaisuuksia korkeampi – joten siksi tätä kynnystä on hyvä pyrkiä madaltamaan heti kokouksen alussa.

Lisäksi videoyhteyden pitäminen auki osallistujien kesken, puheenvuorojen jakaminen osallistujille henkilökohtaisesti, chatin aktiivinen hyödyntäminen, jaetut virtuaaliset fläppitaulut (kuten padlet, flinga jne) ja pienempiin ”breakout roomseihin” (esim. Zoom) jakautuminen auttavat varmistamaan sen, että ihmiset pysyvät aktiivisesti mukana. Osallistamisen keinoja on monia – niitä kannattaa käyttää ”puhuva pää”-efektin välttämiseksi. Ja etäkokouksissakin on syytä huomioida presidentti Niinistön sanat: Kun olemme fyysisesti etäällä toisistamme, on erityistä syytä kiinnittää huomiota henkiseen läheisyyteen, yhteyteen ja yhteenkuuluvuuteen – niin omassa työyhteisössä kuin organisaatiorajojen ylikin.

 

Toivottavasti nämä oivallukset auttavat myös teitä onnistuneiden virtuaalitoteutusten luomisessa. Meillä virtuaaliset toteutukset rullaavat jo tottuneesti ja palvelemme asiakkaitamme ketterästi etäpalveluidemme kautta, niin etäjohtamiseen, sopeutustoimiin kuin moniin muihinkin teemoihin liittyen.

Ottakaa rohkeasti yhteyttä, jos tarvitsette apua ja tukea näinä poikkeuksellisina aikoina – ja pidetään toisistamme huolta.

Jaakko Sahimaa, organisaatiopsykologi, valmentaja

Avainsanat